La facilidad para el acceso a la información sin salir de casa nos ha obligado a buscar nuevas vías para atraer consumidores, que apuesten por las experiencias únicas y el valor añadido. Una de ellas son los eventos, que hoy en día pueden adaptarse a cualquier temática y finalidad. Sin embargo, para llevarlos a cabo, debes tener en cuenta qué se necesita para organizar un evento desde el punto de vista de las normativas y los requisitos, así como las medidas extra de seguridad que se pueden tomar. En este artículo te contamos cuáles son los puntos más relevantes a tener en cuenta.
Índice
¿Qué se entiende por un evento?
Antes de hablar de cómo organizar un evento, hay que diferenciar entre las diferentes actividades que se pueden llevar a cabo. Estos son los espectáculos públicos, que son aquellas funciones que se celebran en recintos y locales cuya titularidad puede ser tanto pública como privada; es decir, plazas de toros, pabellones deportivos, teatros o cines, entre otros, y que están destinados a una audiencia, con la finalidad de la diversión o la contemplación intelectual.
Aquí se incluyen las exhibiciones, representaciones, proyecciones y actuaciones, principalmente, y son llevadas a cabo por artistas, intérpretes u otras personas que actúan por su propia cuenta o a través de una empresa. A su vez, estos espectáculos se clasifican en cinematográficos, teatrales, musicales, de audición, circos y festividades de carácter cultural.
En segundo lugar, las actividades recreativas se refieren al conjunto de operaciones que desarrolla una persona natural o un conjunto de estas, así como una persona jurídica, y que se ofrecen a un público, tanto de manera aislada como junto a otra actividad, con fines de ocio, diversión, esparcimiento o consumo de alimentos y bebidas. Aquí figuran los juegos, el uso de máquinas y el consumo de productos y servicios.
Ambas vienen reguladas por la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, el Real Decreto 393/2007, de 23 de marzo, por el que se aprueba la Norma Básica de Autoprotección de los centros, establecimientos y dependencias dedicados a actividades que puedan dar origen a situaciones de emergencia, y el Real Decreto 2816/1982, de 27 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento General de Policía de Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas. Junto a estas, hay otras legislaciones a nivel autonómico.
¿Cómo organizar un evento? Requisitos para llevarlo a cabo
Además de las normativas mencionadas, para organizar eventos hay que cumplir con una serie de requisitos, que no solo velan por la seguridad y la buena organización de las actividades o espectáculos que se lleven a cabo, sino que también son una forma de minimizar el impacto y de protección ante los distintos sucesos que puedan tener lugar. Son los siguientes:
Disponer de una licencia
Para poder realizar actividades y espectáculos, es necesario contar con una licencia, que es el permiso para ello. Esta debe seguir la disposición vigente, pero también el procedimiento legislativo que cada Comunidad Autónoma haya determinado.
Reducir el impacto acústico
La contaminación acústica debe tenerse presente al establecer qué se necesita para organizar un evento, ya que hay planes de acción municipales específicos que persiguen reducir el impacto acústico. Cuando se trata de un local, su apertura requiere de un estudio de dicho impacto, y cuando son al aire libre, se debe contar con un limitador de sonido con registrador instalado. Este se encarga de verificar que no se superan los límites que la normativa establece.
Cumplir con un código técnico de edificación
El espacio que se utilice para el evento también debe cumplir con una serie de características, que vienen estipuladas en el código técnico de edificación. Por otra parte, también se deben tener presentes las normativas relativas a la accesibilidad y la supresión de barreras arquitectónicas, de manera que se facilite el acceso para cualquier persona.
Prevención de incendios
Esta reglamentación establece una serie de condiciones que velan por la seguridad de las personas. Aquí se incluye el procedimiento de evacuación, que incluye las puertas y las vías de evacuación, que deben estar libres de obstáculos; la señalización, que indican el recorrido a seguir; el alumbramiento de emergencia y la señalización, que facilitan la evacuación, y los equipos de protección, que deben ser visibles y de fácil acceso.
Medidas relativas a la organización del evento
En este punto entran las entradas y salidas de las personas asistentes, con medidas que eviten las aglomeraciones que puedan generar un riesgo; las taquillas para la venta de entradas, que deben estar en el interior del recinto o el espacio acondicionado, y los controles de entrada, que tampoco pueden ocupar la vía pública ni ocasionar molestias en esta.
Contar con un seguro de responsabilidad civil para eventos y cancelación
El seguro de responsabilidad civil para eventos está destinado a cubrir las pérdidas económicas que se deriven de la obligación legan que tiene la parte organizadora de reparar los daños causados, así como la de indemnizar a terceros por estos, tanto durante la organización como en la celebración del evento. Esta póliza garantiza dicho pago por los daños personales, materiales y económicos que se ocasionen a terceros, si hay una responsabilidad civil de por medio.
En cuanto al seguro para la cancelación de eventos, se encarga de cubrir las pérdidas económicas que se produzcan cuando un evento se ve suspendido, aplazado, cancelado, interrumpido o reubicado, por los hechos que vengan reflejados en el contrato de la póliza. Mientras que el primero es siempre obligatorio, este último es necesario, y se suele exigir cuando se utilizan bienes públicos o el evento es de carácter social.
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